Seria o segredo para uma melhor colaboração entre humanos… robôs? Certamente não. Mas a tecnologia e a automação podem nos ajudar a trabalhar melhor juntos. A combinação certa de ferramentas colaborativas permite que a equipe crie, organize e use ideias e informações de forma eficiente, para que haja menos conflitos e mais produtividade.
Passei algum tempo analisando quais estão sendo usadas para colaboração e aqui compartilharei as mais comuns que encontrei, além de algumas dicas sobre como escolher as ferramentas certas para sua equipe.
COMO ESCOLHER
Ferramentas colaborativas são como impressões digitais – cada empresa usa uma. Se você quiser ter um vislumbre de como podem ser variadas, basta fazer uma rápida pesquisa no Google.
Então, como escolher aquelas que funcionam melhor para você e sua equipe? Primeiramente, há quatro considerações principais a fazer:
- Cabe no orçamento? O orçamento afeta quais (e quantas) ferramentas poderão ser usadas. Quanto menor o orçamento, melhor optar por aplicativos multifuncionais em vez de ferramentas específicas.
- Ajuda com tarefas específicas da equipe? Embora existam algumas tarefas que toda equipe executa, como enviar mensagens e colaborar em projetos, pode haver tarefas específicas da área, o que exigirá soluções mais focadas.
- É capaz de lidar com o volume de trabalho e o tamanho da equipe? O número de pessoas e o volume de trabalho podem afetar o preço das ferramentas, bem como os recursos aos quais você tem acesso.
- É compatível com as outras ferramentas? A menos que encontre alguma que seja capaz de lidar com todos os processos da empresa, você precisará trabalhar em vários aplicativos diferentes. Conforme a carga de trabalho aumenta, conectar ferramentas umas com as outras será essencial, seja de forma nativa ou por meio de uma plataforma de automação.
7 CATEGORIAS
As ferramentas colaborativas variam bastante, mas isso não significa que não tenham muito em comum. Aqui estão as categorias que devem ser consideradas ao criar seu conjunto de aplicativos de colaboração.
1. Aplicativos de bate-papo
Não há colaboração sem comunicação, e os aplicativos de bate-papo em equipe são, nesse momento, um complemento necessário ao e-mail. A comunicação em tempo real é mais rápida e informal, além de muito útil para trabalho remoto ou no escritório. A equipe pode interagir, compartilhar atualizações ou tirar dúvidas. Você também pode se comunicar com outros colaboradores por meio desses apps. Microsoft Teams e Slack são os líderes nessa categoria. Confira aqui a lista dos melhores aplicativos de bate-papo em equipe feita pelo Zapier.
2. Aplicativos de calendário e de agenda
Um aplicativo de calendário compartilhado é essencial quando se trata de colaboração interna. Se puder usar o mesmo para a agenda externa, melhor ainda. Se não, usar um aplicativo específico para agendar reuniões ajudará a preencher essa lacuna. Dê uma olhada nas listas dos melhores aplicativos de calendário e de agenda.
3. Software de videoconferência e compartilhamento de tela
Após marcar reuniões, é preciso um aplicativo para realizá-las. Isso acaba com confusões de última hora de pessoas pedindo o link. A maioria dos apps de bate-papo em equipe inclui algum tipo de recurso de videochamada, mas também existem ferramentas focadas exclusivamente nisso (você certamente conhece o Zoom). Elas também funcionam como software de compartilhamento de tela. E se a equipe preferir uma comunicação que não seja em tempo real, uma ferramenta de gravação de tela também pode ser útil.
4. Software de gerenciamento de projetos
Não há como substituir as estratégias de gerenciamento de projetos, mas ferramentas colaborativas podem ajudar no processo. Um aplicativo de gerenciamento de projetos permite compartilhar e atribuir tarefas, gerenciar prazos e adicionar marcos. O Typeform usa o Trello, por exemplo. Já o Airbnb optou pela Asana. Mas, mesmo pequenas empresas têm muitas opções para escolher. Se o orçamento estiver apertado, confira a lista dos melhores softwares de gerenciamento de projetos gratuitos ou crie um sob medida com ferramentas como o Notion.
5. Aplicativos de gerenciamento de arquivos
À medida que a equipe cresce, o número de arquivos aumenta exponencialmente. Torna0se necessário um sistema de gerenciamento de documentos que não apenas tenha a capacidade de armazenar os arquivos, mas que também facilite o acesso e os mantenha seguros. O Google Drive é uma opção bastante popular, pois se integra perfeitamente a outros aplicativos do Google Workspace. Mas, antes de escolher, saiba mais sobre como avaliar e decidir qual o melhor aplicativo de armazenamento em nuvem para você.
6. Gerenciadores de senhas
De modo geral, senhas são algo pessoal, mas muitas vezes a equipe precisa compartilhá-las. Por exemplo, se acessam uma conta demo para vendas ou marketing, ter um gerenciador de senhas garante que ninguém fique sem acesso. Aqui estão os melhores gerenciadores de senhas, de acordo com uma curadoria do Zapier.
7. Lousas digitais online e ferramentais de fluxogramas
As ferramentas colaborativas de lousa digital ou de diagrama permitem que as equipes realizem brainstormings, organizem pensamentos e criem gráficos. Dê uma olhada nas sugestões das melhores ferramentas de cada categoria: lousas digitais online, softwares de fluxograma e diagrama, ferramentas de wireframe e softwares de mapeamento mental.
As ferramentas colaborativas podem facilitar tarefas específicas, como agendar reuniões ou compartilhar documentos. Mas, quanto mais ferramentas você usa, mais se vê tendo que alternar janelas para realizar o trabalho. Conectar os aplicativos colaborativos e configurar automações para tarefas repetitivas garante que nenhum dado seja esquecido e permite que você use seu tempo em atividades que realmente importam.
